Dans le cadre d’une activité commerciale, les ventes se font parfois par crédit. Les clients disposent alors d’un certain délai pour payer leurs factures. Mais il arrive qu’ils ne le fassent pas dans les temps. Dans ce cas, vous êtes totalement en droit de réclamer ces impayés afin d’assurer le bon fonctionnement de votre entreprise. Je vous propose justement de découvrir une procédure de relance à appliquer dans ce cas.
Les relances à l’amiable pour gérer une facture impayée
Il n’est pas nécessaire de recourir directement aux grands moyens en cas de factures impayées. Je vous recommande de commencer par une relance à l’amiable, c’est-à-dire une procédure qui n’implique pas la justice.
L’envoi d’un email de rappel
La première étape est d’envoyer un email à votre client pour lui rappeler qu’il vous doit encore de l’argent. Pour ce faire, vous pouvez choisir comme objet « Rappel de facture impayée ». Mentionnez-y les détails de la facture notamment les achats ou les services sollicités ainsi que le montant à payer. Je vous conseille également d’inviter votre débiteur à vous contacter en cas de problème financier de son côté en guise de bonne foi.
L’appel téléphonique
Passez ensuite à l’appel téléphonique dans le cas où le client n’a pas fait suite à votre email. Cela vous permet d’avoir une conversation plus constructive et éventuellement de parvenir à un accord bénéfique pour les deux partis. Il peut par exemple vous expliquer les raisons pour lesquelles la facture demeure impayée. De votre côté, vous pouvez prendre les dispositions nécessaires pour régler le problème sans l’intervention de la justice. Il est par exemple possible de proposer un paiement échelonné ou encore un rallongement du délai de remboursement.
La lettre recommandée avec accusé de réception
Votre client refuse de prendre votre appel ou n’honore pas les engagements qu’il a pris par téléphone ? Envoyez-lui une lettre recommandée officielle avec accusé de réception afin de vous assurer qu’elle lui a bien été remise. Indiquez-y encore le montant de la somme qu’il vous doit et tous les détails importants comme l’échéance ou les modalités de paiement. Je vous recommande également de lui rappeler votre entrevue par téléphone et votre email.
La mise en demeure
La mise en demeure est votre dernière option pour recouvrer vos créances sans faire intervenir la justice. Pour ce faire, envoyez à votre débiteur une lettre officielle mentionnant obligatoirement :
- Le fait qu’il s’agit d’ « une mise en demeure » ;
- Un résumé des mesures déjà prises et éventuellement des arrangements convenus antérieurement ;
- Le dernier délai que vous lui accordez pour régler ses dettes.
À noter que vous pouvez même exiger une indemnité de retard de paiement.
La procédure judiciaire
Vous pouvez entamer une procédure judiciaire en engageant un huissier ou un avocat si la dette n’est pas réglée après le délai que vous avez imposé. Il est à noter qu’il est également possible de solliciter les services d’une agence de recouvrement pour gérer les factures impayées. Il faut cependant penser aux frais supplémentaires que cela implique.
Il vous est essentiel de réclamer les factures impayées pour assurer le bon fonctionnement de votre société. Il n’est cependant pas nécessaire de faire intervenir la justice dès le début. Commencez par les relances à l’amiable pour vous éviter bien des désagréments et des dépenses inutiles. Je vous conseille par ailleurs d’éviter tout contact extérieur et officieux (messages, téléphone) durant toute la procédure pour éviter les tentatives de manipulations qui pourraient vous faire changer d’avis. C’est d’ailleurs tout l’intérêt d’engager une agence de recouvrement. Votre relation avec votre débiteur doit rester uniquement professionnelle et courtoise afin que les sentiments n’interfèrent pas.