Combien coûte la gestion des congés et absences des salariés ? Le traitement des notes de frais ? La production d’une paie ? Que l’on soit une PME ou une ETI, la gestion administrative d’une entreprise est un centre de coûts non négligeable. Aussi bien vis-à-vis du temps passé à réaliser cette succession de micro-tâches, qu’aux conséquences des erreurs dont elle peut faire l’objet.
Il est intéressant de noter que dans de nombreuses d’entreprises, la mise en place d’un Système d’information de gestion des ressources humaines (ou SIRH) fait toute la différence. Bien que l’utilisation de logiciels RH ne supprime pas les tâches à réaliser, elle en simplifie grandement le traitement et permet de maîtriser les coûts inhérents à la gestion administrative.
Un SIRH diminue le temps passé à la gestion des tâches administratives
Entre le traitement des demandes papier, les reports des comptes de congés sur des fichiers Excel, la mise à jour des plannings, la transmission des informations en paie… Un assistant RH d’une PME (sans SIRH) indique passer entre 60 et 80% d’un temps plein rien qu’à la gestion des congés et au suivi des absences des effectifs.
Avec un SIRH, l’entreprise décentralise la saisie des données. Le salarié en devient le responsable et peut rentrer directement ses informations (demandes de congés, frais engagés, heures travaillées…) dans le logiciel. Plus de ressaisie pour le manager ou le service RH qui ne font plus que superviser le processus. Ils sont notifiés par email dès qu’une procédure nécessite son action.
En documentant et en automatisant les processus administratifs à suivre, les salariés peuvent réallouer le temps qu’ils passaient auparavant sur la réalisation de ces tâches à des missions à haute valeur ajoutée.
Un SIRH limite le risque d’erreurs administratives
Redressement, majorations, décision prud’homale… autant de sanctions qui peuvent survenir en cas d’erreurs de calcul de cotisations sociales, de remboursement des notes de frais, de gestion des congés des salariés…
Le SIRH limite indéniablement la possibilité se tromper dans les informations transmises au salarié et aux administrations. Il réduit en effet le nombre de ressaisies et donc la possibilité de faire des erreurs lors de reports. Il centralise, historise puis archive les informations liées à l’activité de chaque collaborateur, permettant ainsi d’avoir des dossiers RH et des compteurs à jour en temps réel.
Un SIRH vous aide aussi à respecter les réglementations en vigueur. Certains modules donnent par exemple la possibilité de déclarer leurs heures travaillées comme l’impose l’article D. 3171-8 du Code du travail ou encore de lancer des campagnes d’entretiens professionnels comme l’oblige la loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle.
Un SIRH sécurise les données sensibles de l’entreprise
Le vol de données est une menace croissante pour les entreprises. On estime son coût moyen à un peu plus de 1,2 million de dollars.
Les éditeurs de SIRH réduisent les risques de hacking de leurs clients en sécurisant les accès aux outils, l’hébergement des données sensibles qu’ils collectent (identité des salariés, RIB, numéro de sécurité sociale…) et les infrastructures des logiciels.